Vos frais kilométriques, facturés au juste prix
Devis, barème 2026, TVA et amortissement du véhicule : les règles pour refacturer vos déplacements à vos clients, sans litige ni erreur.
David Maarek
mise à jour le
11 min.
Vous vous rendez chez vos clients avec votre véhicule ? Carburant, entretien, usure, assurance : ces kilomètres ont un coût, et vous pouvez tout à fait le refacturer. À une condition : l'avoir prévu dans le devis, puis le calculer et le soumettre à la TVA correctement.
1. Tout commence dans le devis
2. Trois méthodes de calcul
3. Le barème kilométrique 2026
4. Péages, parking et frais annexes
5. La TVA sur les frais refacturés
6. Et l'amortissement du véhicule ?
7. Ce que change la facture électronique
8. Ce que nous mettons en place ensemble
1. Tout commence dans le devis
Le devis accepté par votre client a valeur de contrat. Des frais de déplacement qui n'y figurent pas peuvent être légitimement refusés au moment de la facture.
Prévoyez une ligne dédiée « Frais de déplacement », avec la méthode de calcul retenue.
Reprenez ces conditions dans vos conditions générales de vente.
Prévenez le client avant l'intervention, pas au moment de la facture.
Votre seuil, votre choix
En tant qu'indépendant, vous fixez librement la distance à partir de laquelle vous facturez. Beaucoup démarrent au-delà de 20 km, mais rien n'interdit de facturer dès le premier kilomètre, à condition de l'annoncer.
2. Trois méthodes de calcul
| Méthode | Principe | Point d'attention |
|---|---|---|
| Barème fiscal | Kilomètres parcourus × barème officiel, selon la puissance fiscale du véhicule | Incontestable, mais à calculer trajet par trajet |
| Barème personnalisé | Votre propre tarif au kilomètre ou par tranche de distance | Plus proche de vos coûts réels ; doit figurer au devis |
| Forfait | Montant fixe par déplacement, avec un supplément possible au-delà d'une distance | Le plus simple ; non encadré par la loi, donc à justifier auprès du client |
3. Le barème kilométrique 2026
Le barème publié par l'administration fiscale en 2026 n'a pas été revalorisé : il reprend à l'identique celui de l'arrêté du 27 mars 2023. d = distance professionnelle parcourue sur l'année ; la puissance fiscale figure en case P.6 de la carte grise.
| Puissance fiscale | Jusqu'à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 | d × 0,470 |
Exemple : un véhicule de 5 CV ayant parcouru 8 000 km donne (8 000 × 0,357) + 1 395 = 4 251 €.
Véhicule électrique et gros rouleurs
Pour un véhicule 100 % électrique, le montant est majoré de 20 % ; les hybrides n'en bénéficient pas. Si vous roulez beaucoup, ce barème gelé depuis 2023 peut ne plus couvrir vos coûts réels : un barème personnalisé annoncé au devis sera alors plus juste.
4. Péages, parking et frais annexes
Le barème kilométrique ne couvre ni les péages ni le stationnement : ils se refacturent en plus.
Les repas et l'hébergement éventuels se refacturent aussi à part, sur justificatif.
Gardez vos reçus
Demandez un reçu à chaque passage et conservez-le avec vos notes de frais : il pourra vous être demandé.
5. La TVA sur les frais refacturés
Le principe
Les frais de déplacement refacturés sont l'accessoire de votre prestation : ils entrent dans la base imposable et prennent le même taux de TVA que la prestation principale (article 267 du CGI).
Les dépenses que vous avancez
Vous récupérez la TVA sur la dépense (péage, parking) : vous la refacturez sur son montant HT.
Vous ne la récupérez pas : vous partez du montant TTC.
Dans les deux cas, la TVA de votre facture s'applique ensuite.
Les deux exceptions
Franchise en base de TVA : vous facturez sans TVA, avec la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Les frais refacturés entrent tout de même dans votre chiffre d'affaires.
Débours : une dépense engagée au nom et pour le compte du client, refacturée à l'euro près et suivie en compte de tiers, échappe à la TVA.
Débours : des conditions strictes
Des frais kilométriques calculés au barème ou au forfait ne sont jamais des débours : ce sont vos propres frais. Avant de qualifier une dépense de débours, parlez-en avec nous.
6. Et l'amortissement du véhicule ?
Si le véhicule est inscrit à l'actif de votre entreprise, il s'amortit, avec trois règles :
Barème ou amortissement, pas les deux. Le barème kilométrique inclut déjà la dépréciation du véhicule, le carburant et l'entretien. Si vous l'appliquez pour vos propres frais, l'amortissement n'est pas déductible en plus.
Une base HT ou TTC selon la TVA. Sur une voiture particulière, la TVA n'est pas récupérable : on amortit le prix TTC, équipements compris. Sur un utilitaire, où elle l'est, on amortit le prix HT.
En linéaire pour une voiture de tourisme. L'amortissement dégressif est exclu pour ces véhicules ; il reste ouvert à certains utilitaires.
Le plafond de déductibilité des voitures particulières
| Émissions de CO? (norme WLTP) | Prix d'acquisition déductible au maximum |
|---|---|
| Moins de 20 g/km | 30 000 € (véhicule électrique) |
| De 20 à 49 g/km | 20 300 € (hybride rechargeable notamment) |
| De 50 à 160 g/km | 18 300 € |
| Plus de 160 g/km | 9 900 € |
Au-delà du plafond, la fraction d'amortissement correspondante n'est pas déductible et se réintègre chaque année au résultat fiscal (article 39-4 du CGI). Le taux d'émission figure en case V.7 de la carte grise.
7. Ce que change la facture électronique
Entre professionnels, un simple PDF envoyé par e-mail ne suffira plus. Vos lignes de frais de déplacement, avec leur taux de TVA, devront figurer dans une facture structurée transmise par une plateforme agréée.
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8. Ce que nous mettons en place ensemble
Choisir votre méthode de calcul : barème fiscal, barème personnalisé ou forfait.
Ajouter la ligne « Frais de déplacement » à votre modèle de devis et à vos CGV.
Tenir un relevé de vos trajets : date, client, kilomètres, péages et parking.
Paramétrer la TVA des lignes de frais dans votre logiciel de facturation.
Arbitrer entre barème kilométrique et amortissement si le véhicule est à l'actif.
Vérifier que votre outil de facturation sera prêt pour l'émission électronique en 2027.